IT er et tilbagevendende samtaleemne over frokosten blandt brugerne i mange virksomheder. Ofte er der fokus på dét, der ikke virker. Det gælder imidlertid ikke, når talen kommer på e-mail gemme- og søgefunktionen for direktionssekretær Ida Pedersen hos DSV Miljø A/S. 

DSV Miljø A/S – der blev grundlagt i 1976 af 10 vognmænd – er i dag en selvstændig division i DSV med 1000 medarbejdere, og en af Nordens førende leverandører af jordrens, råstoffer og genbrug samt transportløsninger. Virksomheden har aktiviteter i Sverige, Finland, Norge og England.
 
Ida Pedersen har brugt ComArchive-løsningen i 3 måneder. Men hvordan oplevede hun det, at få et nyt e-mail værktøj? Var det vanskeligt? ”Det blev supernemt og lynhurtigt at søge efter e-mails og vedhæftede dokumenter fra dag ét,” siger direktionssekretæren, der sender og modtager op mod 40-50 e-mails om dagen.

Ida Pedersen er glad for at alt håndteres elektronisk. ”Hvis jeg skulle arkivere dokumenter fysisk i papirform, ville det kunne tage op til en halv time pr. sag at finde dokumenterne frem,” som hun siger. Men selv om mailsystemet længe har spillet en afgørende rolle for Ida Pedersen, var det først efter at hun fik mulighed for at prøve ComArchive, at Outlook for alvor er begyndt at give fuld værdi i hverdagen.

”I dag kan jeg ikke bare sende og modtage information med lynets hast – jeg kan også gemme og genfinde informationen med lynets hast. Kontrakter. Referater. Mødeaftaler. Sådan var det bestemt ikke tidligere. Der var det nærmest umuligt at finde e-mails, der blev autoarkiveret i Outlook. Det var klart et problem,” siger hun.

Som ny bruger af ComArchive-løsningen har Ida Pedersen oplevet store, konkrete fordele fra dag ét. ”Jeg sparer virkelig meget tid,” understreger hun. Eksempelvis fordi man ikke længere behøver søge efter e-mails i sin indbakke/sendt post.

”Alle mails ligger ét sted. Jeg ved, hvor jeg har dem. Det er guld værd. Og når jeg skal finde dem igen, indtaster jeg bare emnet eller personen, jeg leder efter, og trykker på en knap. Få sekunder efter viser ComArchive mig alle relevante e-mails, så jeg nemt kan plukke den e-mail ud, man står og mangler.” Efter hendes opfattelse søger ComArchive langt hurtigere i forhold til Outlooks søgefunktioner, som hun finder langsommelige.

Ida Pedersen fremhæver desuden at ComArchive ud over emne, person og indhold også søger i vedhæftede filer. ”Og det er bare så stor en hjælp,” understreger hun.

 Fleksibel søgefunktion
ComArchive´s søgefunktion er åben overfor mange forskellige søgekriterier og den tager samtidig højde for forskellige stavemåder. ”Det betyder, at jeg kan finde tingene i ekspresfart – og det bare så vigtigt,” siger Ida Pedersen. ”Fx hvis jeg skal finde et dokument, der har afgørende betydning for en eventuel retssag.

Nemt at bruge
Ida Pedersen mener, at ComArchive-løsningen er nem at bruge, fordi den fungerer nøjagtig som – og ligner grafisk – den kendte Outlook brugerflade. ”Du oplever det ikke som et nyt værktøj, du skal lære at kende. ComArchive opleves som en naturlig del af Outlook. Så uddannelse i løsningen er helt unødvendig” slutter Ida Pedersen.

Læs om andre kundeoplevelser med ComArchive ved at klikke her

Læs om ComArchive produktet ved at klikke her

Automatisk e-mail arkivering har givet ledelsen ekstra tryghed, og sikret at ingen vigtige e-mail dokumenter går tabt hos Focus Advokater i Odense

Focus Advokater er specialiseret inden for erhvervsjura. Tidligere brugte advokatfirmaet udelukkende et sagsbehandlings-system til arkivering af elektroniske dokumenter. Men til trods for veletablerede rutiner omkring hvordan e-mails skulle gemmes og håndteres, voksede usikkerheden mht. om man kunne finde e-mails´ene igen. Usikkerheden lå i den menneskelige faktor: Huskede medarbejderne nu også at bede systemet om at gemme de e-mails, der blev sendt og modtaget?

”Vi modtager og sender voldsomt mange vigtige e-mails. Derfor er det vigtigt for os at vide, at vi altid kan finde dem igen. I takt med at antallet af e-mails steg, blev vi stadig mere opmærksomme på risikoen for at nogen kom til at slette vigtige e-mails. Derfor valgte vi at sikre os imod, at vores e-mail information skulle gå tabt, så vi altid kunne få adgang til dokumentation,” siger Jan I. Kristensen, som er partner i Focus Advokater, Odense.

Jan I. Kristensen så to løsninger: Firmaet kunne enten øge kontrollen med medarbejdernes håndtering af e-mails – eller finde et IT-værktøj til at løse problematikken.

”At øge kontrollen ville have været meget ressourcekrævende, og formentlig ikke optimalt i sidste ende. Derfor valgte vi at se på mulighederne på IT-siden. ComArchive tilbød en løsning, der gør det muligt på en meget smart måde at finde e-mails igen – uanset hvad,” siger Jan I. Kristensen.

I dag behøver Focus Advokater ikke tænke på, om e-mails bliver gemt. ”Det klarer ComArchive for os. Vi har nemlig sat systemet op, så alle sendte og modtagne e-mails automatisk bliver arkiveret på en separat server,” fortæller han, og fortsætter:

”På den måde har vi elimineret, at den menneskelige faktor bliver et usikkerhedsmoment. Vi kan også slappe af mht. vores politikker omkring arkivering. Og vi behøver ikke længere være bekymret for, om folk nu også husker at arkivere alle de her e-mails, vi får – vi er simpelthen hele tiden 100% sikre på, at enhver tænkelig e-mail er blevet gemt. Men også, at den ikke bliver slettt ved en fejl.”

”Det giver ro i sjælen og en langt større tryghed for ledelsen at vide, at vores dokumentation er i orden.”

Meget fornuftig investering
Jan I. Kristensen har ikke regnet på tilbagebetalingstid, men ser ComArchive som en form for forsikring mod at noget uhensigtsmæssigt skulle ske.

Focus Advokater kan fx til enhver tid kan dokumentere fx deres rådgivning. Det betyder, at firmaet – også efter flere år – nemt og hurtigt kan vise, at de fx har advaret mod en given disposition, overholdt en acceptfrist, rådgivet korrekt etc. etc. Endelig forhindrer ComArchive den usandsynlige, men dog mulige situation, at en medarbejder forsøger at slette en e-mail, fordi vedkommende har gjort noget forkert i en sag.

”Som sådan er investeringen i ComArchive yderst fornuftig, set i forhold til den risiko, som den sikrer os imod,” slutter han.

Læs om andre kundeoplevelser med ComArchive ved at klikke her

Læs om ComArchive produktet ved at klikke her