Børsens IT-afdeling fik en lettere hverdag
Dagbladet Børsen er klar til at gå i luften med en ComArchive-løsning, der skal gøre det lettere og mere omkostningseffektivt at håndtere e-mails for både IT-afdelingen og de 250 brugere i et blandet pc- og mac computermiljø. Samtidig skal løsningen sikre, at virksomheden på alle niveauer lever op til stadig skrappere dokumentationskrav.
Hvad gør man, når man gerne vil have en pc-baseret ComArchive-løsning til også at fungere på mac-platformen? Børsens briefing til ComArchive´s udviklere lød: ”Lav et web-søgeinterface, der gør det muligt at bruge ComArchive-løsningen fra en mac-computer”. Og det gjorde de. ComArchive leverede web-interfacet, der gør det muligt for Børsen at få en ComArchive løsning, der understøtter virksomhedens blandede computermiljø.
Web-søgeinterfacet til mac´erne er ved at blive testet. ”Vi skal lige se hvordan ComArchive-løsningen kører på mac-platformen. Foreløbig kan vi konstatere, at den fungerer perfekt. Så i løbet af nogle uger ruller vi ComArchive ud hos vores 200 pc-brugere og 50 mac-brugere,” forklarer IT-chef, Klaus Jensen, Dagbladet Børsen.
Han peger på, at web-interfacet har den store fordel, at det kan anvendes af både pc- og mac-brugere. Så begge typer brugere vil fremover kunne finde arkiverede e-mails i ComArchive via internettet, uanset hvor de befinder sig.
At valget faldt på ComArchive skyldtes overvejende nogle teknologiske faciliteter ved løsningen, som Klaus Jensen så som særlige fordele. Fx at mailarkivering, genfinding flyttes væk fra postserveren, fordi det foregår i ComArchive´s eget, dedikerede søgemiljø.
”Jeg så det som en kæmpefordel, at mailhåndteringen i ComArchive – i modsætning til andre løsninger, vi overvejede – ikke ville belaste vores posthus. Rent teknisk bruger ComArchive kun journaliseringsfunktionen i Exchange Serveren – nemlig til at dirigere mails ned i postkasserne, og over i ComArchive´s egen SQL-server. Det er dét. Så er man ude af Exchange-miljøet. Desuden er der noget risikospredning ved at lægge mails to steder. Det synes jeg også er meget godt,” siger han.
Rustet til at opfylde dokumentationskrav
På forretningssiden er ComArchive udviklet til at skabe både dokumentationssikkerhed og tidsbesparelser. Klaus Jensen vurderer dog, at dokumentations-sikkerheden i ComArchive er vigtigere for Børsen end sparet bruger-tid. ”For os er ComArchive først og fremmest en garant for, at sælgere, journalister m.v. altid kan genfinde vigtige mails og dokumentere alt, hvad der er blevet lovet, sagt og gjort hvornår pr. e-mail – og hvilke svar, der har været i en given aftale eller sag. E-mails bliver desuden i virksomheden, selvom en medarbejder stopper. Men selvfølgelig kan brugerne spare lidt tid. De skal fx ikke lede efter mails, som viser sig at være blevet slettet,” siger han.
Ud over ComArchive arkiverings-delen overvejer Klaus Jensen også at se på samarbejdsværktøjet ComArchive Projekt Binder, der letter deling af e-mail-baserede dokumenter.
Hos Børsen ligger de store tidsbesparelser hos IT-afdelingen
De potentielle tidsbesparelser ved automatisk e-mail arkivering via ComArchive ligger ifølge Klaus Jensen klart på IT-siden. Især har håndtering af e-mails fra nedlagte postkasser tidligere kostet en del ressourcer i IT-afdelingen. Sådan bliver det ikke fremover. ”I IT-afdelingen forventer jeg, at vi kommer til at opleve tidsbesparelser med ComArchive. Konkret vil vi slippe for at bruge tid på at lave PST-filer, brænde og gemme CD´er med nedlagte e-postkasser når medarbejdere holder op. Vi slipper også for at bruge tid på at hjælpe brugerne med at genfinde mails. Det vil de jo selv kunne gøre med et par klik. Hvis en postkasse skal nedlægges fremover, ja så behøver vi bare – at nedlægge den. Alle e-mails vil jo automatisk være arkiveret i ComArchive.” Dette bør spare tid i en virksomhed, hvor indbakkerne bugner, og hvor 2500 e-mails i indbakken ikke er unormalt.
Reducerer behovet for server-ressourcer
Muligheden for at reducere antallet af aktive postkasser markant med ComArchive er en anden fordel, som Klaus Jensen fremhæver ”I stedet for at brugerne – som de har gjort hidtil – anvender deres overfyldte e-mail postkasser til arkiv, vil vi fremover fjerne mails, der har en vis alder, fra alle postkasser. De kommer over i ComArchive, væk fra vores Exchange Server. Jeg forventer, at dette vil spare plads i mailserveren, og at vi kan holde liv i vores nuværende mailserver et års tid længere end uden ComArchive. Så ComArchive hjælper os med at udskyde en relativt stor serverinvestering. Det er godt for IT-budgettet. Desuden vil brugerne på sigt opleve, at de får et hurtigere postsystem,” vurderer Klaus Jensen.
Valgte restore-løsninger fra
Klaus Jensen peger desuden på, at der, som han siger, findes hamrende dyre e-mail restore-løsninger, men at Børsen har valgt dem fra, fordi ComArchive løser behovet meget billigere og meget nemmere.
”Vi har valgt ikke at have restore-postkasser, fordi vi jo altid kan søge, finde og videresende e-mails via ComArchive. Og dén investering er langt mere overkommelig”.
”ComArchive løser vores behov fuldt ud – og investeringen har været yderst fornuftig”. Klaus Jensen kan ikke sætte præcise tal på, men vurderer en hurtig tilbagebetalingstid på baggrund af de forventede tidsbesparelser i IT-afdelingen og udskydelsen af serverinvesteringen.
Note:
Dagbladet Børsen ejes af den svenske mediekoncern Bonnier, og er et af de ganske få danske dagblade, som skaber overskud. Virksomheden har 250 medarbejdere.
