Miljøfirma vil rense ud i arkiverings-rutinerne
IT er et tilbagevendende samtaleemne over frokosten blandt brugerne i mange virksomheder. Ofte er der fokus på dét, der ikke virker. Det gælder imidlertid ikke, når talen kommer på e-mail gemme- og søgefunktionen for direktionssekretær Ida Pedersen hos DSV Miljø A/S.
DSV Miljø A/S – der blev grundlagt i 1976 af 10 vognmænd – er i dag en selvstændig division i DSV med 1000 medarbejdere, og en af Nordens førende leverandører af jordrens, råstoffer og genbrug samt transportløsninger. Virksomheden har aktiviteter i Sverige, Finland, Norge og England.
Ida Pedersen har brugt ComArchive-løsningen i 3 måneder. Men hvordan oplevede hun det, at få et nyt e-mail værktøj? Var det vanskeligt? ”Det blev supernemt og lynhurtigt at søge efter e-mails og vedhæftede dokumenter fra dag ét,” siger direktionssekretæren, der sender og modtager op mod 40-50 e-mails om dagen.
Ida Pedersen er glad for at alt håndteres elektronisk. ”Hvis jeg skulle arkivere dokumenter fysisk i papirform, ville det kunne tage op til en halv time pr. sag at finde dokumenterne frem,” som hun siger. Men selv om mailsystemet længe har spillet en afgørende rolle for Ida Pedersen, var det først efter at hun fik mulighed for at prøve ComArchive, at Outlook for alvor er begyndt at give fuld værdi i hverdagen.
”I dag kan jeg ikke bare sende og modtage information med lynets hast – jeg kan også gemme og genfinde informationen med lynets hast. Kontrakter. Referater. Mødeaftaler. Sådan var det bestemt ikke tidligere. Der var det nærmest umuligt at finde e-mails, der blev autoarkiveret i Outlook. Det var klart et problem,” siger hun.
Som ny bruger af ComArchive-løsningen har Ida Pedersen oplevet store, konkrete fordele fra dag ét. ”Jeg sparer virkelig meget tid,” understreger hun. Eksempelvis fordi man ikke længere behøver søge efter e-mails i sin indbakke/sendt post.
”Alle mails ligger ét sted. Jeg ved, hvor jeg har dem. Det er guld værd. Og når jeg skal finde dem igen, indtaster jeg bare emnet eller personen, jeg leder efter, og trykker på en knap. Få sekunder efter viser ComArchive mig alle relevante e-mails, så jeg nemt kan plukke den e-mail ud, man står og mangler.” Efter hendes opfattelse søger ComArchive langt hurtigere i forhold til Outlooks søgefunktioner, som hun finder langsommelige.
Ida Pedersen fremhæver desuden at ComArchive ud over emne, person og indhold også søger i vedhæftede filer. ”Og det er bare så stor en hjælp,” understreger hun.
Fleksibel søgefunktion
ComArchive´s søgefunktion er åben overfor mange forskellige søgekriterier og den tager samtidig højde for forskellige stavemåder. ”Det betyder, at jeg kan finde tingene i ekspresfart – og det bare så vigtigt,” siger Ida Pedersen. ”Fx hvis jeg skal finde et dokument, der har afgørende betydning for en eventuel retssag.
Nemt at bruge
Ida Pedersen mener, at ComArchive-løsningen er nem at bruge, fordi den fungerer nøjagtig som – og ligner grafisk – den kendte Outlook brugerflade. ”Du oplever det ikke som et nyt værktøj, du skal lære at kende. ComArchive opleves som en naturlig del af Outlook. Så uddannelse i løsningen er helt unødvendig” slutter Ida Pedersen.
Læs om andre kundeoplevelser med ComArchive ved at klikke her
