Spiller du russisk roulette med dine e-mail dokumenter?
Mange virksomheder overser e-mails betydning som vigtig dokumentation.
Hører du til dem, risikerer du at lære værdien af
struktureret arkivering af e-mail på den (meget)
hårde måde. Men hvordan håndterer du denne
hastigt voksende udfordring?
Lars Thomsen fra Kompetencecenter for IT-Sikkerhed giver gode råd.
Forestil dig en salgsdirektør, der ikke aner, hvor papirerne i forbindelse med en guldrandet kundekontrakt befinder sig. Eller en direktionssekretær, der bliver fjern i blikket, når nogen spørger hvor brevet med afgørelsen i en vigtig sag er. Nej vel – det er utænkeligt.
Men det er ikke desto mindre tilfældet, når det gælder vigtig dokumentation i e-mails. Mange virksomheder har ofte svært ved at genfinde vigtige e-mails, fordi de overser vigtigheden af at arkivere dem på en sikker måde. Og dét på trods af, at e-mails i stigende grad har erstattet både telefonsamtaler og breve, når virksomheder skal aftale, tiltale, udtale etc.
Rådet til virksomheder, der vil helgardere sig, er at se nøje på, hvordan de gemmer og for den sags skyld også sletter deres e-mails. Og det kommer fra én, som ved hvad han taler om – nemlig specialkonsulent Lars Thomsen fra Kompetencecenter for IT-Sikkerhed.
Klar e-mail arkiveringspolitik et must
”En virksomhed, der ikke har overblik over hvilke e-mails, der er sendt af hvem, til hvilken modtager og hvornår, ved i princippet ikke, hvad den har udtalt sig om, eller hvad den har indgået af aftaler. Heri ligger der en potentiel fare for enhver virksomhed, stor som lille, og privat som offentlig,” forklarer Lars Thomsen.
Lars Thomsen peger på, at virksomhederne bør have en klar politik for e-mail arkivering, og at fil-servere og almindelige back-up rutiner sjældent er tilstrækkeligt. ”Det kræver en struktureret dokument¬styring, hvis man for alvor vil undgå at komme i en situation, hvor en vigtig e-mail viser sig at være tabt for altid – og koste en penge, tabte retssager, ridser i imaget, mistede kunder etc.,” lyder vurderingen.
Compliance handler ikke kun om jura
Et af tidens buzzwords, compliance, handler iflg. Lars Thomsen ikke kun om overholdelse af lovrammer og IT-standarder – det handler også om overholdelse af god forretningsførelse. ”Det er så nemt at sende en mail. Det er bare at trykke på en knap. Den ligger jo et eller andet sted, tænker mange ledere – og det gør den jo også. Spørgsmålet er bare hvor. Læg dertil, at vi ser et stort medarbejder-gennemtræk. Nogen skal på et eller andet tidspunkt lede blandt terabytes af andre mails for at finde den e-mail information, som tidligere medarbejdere har sendt ud. Det kræver store ressourcer.
Ophobning af information er en anden, afledt problematik i forbindelse med den eksplosive udvikling i brugen af e-mails. Ophobningen skyldes, at medarbejderne i stort omfang kopierer kollegerne på de e-mails, de sender, men også at masser af medarbejdere både gemmer mails på en mail-server og på deres eget drev.
Gør IT-indkøbet mere energieffektivt
”Det kræver enorme server-ressourcer, som igen kræver enorme el-ressourcer, hvilket ikke harmonerer med grøn IT-tankegangen, som der er stærkt fokus på,” siger Lars Thomsen, der også påpeger vigtigheden af at virksomheder ikke alene ser på hvordan de gemmer mails – men også hvordan de sletter dem.
”Sletningen gælder naturligvis de mails, som ikke er underlagt lovgivning eller andre retningslinjer. Så er det en lovlig beslutning, der i virkeligheden stiller virksomheden langt bedre, end hvis tilfældighederne råder. Hvis man kan påvise, at en mail er blevet slettet, fordi det er virksomhedens beslutning at have en slette-politik, er det udtryk for orden i tingene. Det viser, at mailen netop ikke er blevet slettet pga. tilfældigheder. Det er i sidste ende udtryk for god forretningsførelse, hvilket ingen kan klandre dig for.”
Overvej et system, der kan reducere antallet af e-mails
Hvis virksomhederne vil undgå at miste vigtig information, og dermed potentielt bringe sig selv i fare, handler det om at give e-mail håndteringen opmærksomhed på ledelsesplan – på linje med arkiveringen af kontrakter m.v. Det handler med andre ord om, at man som virksomhed får set på, hvordan arkiveringen gøres både nem og sikker.
”Virksomhederne bør overveje et system, som gør det muligt arkivere et enkelt eksemplar af hver e-mail. Det gør det nemt at gemme, genfinde mails – samtidig med, at virksomheden drastisk kan reducere behovet for mailserverkapacitet,” slutter Lars Thomsen.
